Grundsatz
Der Erlebnissportverband Apricus e.V. (nachfolgend: Apricus) bekennt sich zur Einhaltung der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (nachfolgend nur „DSGVO“ genannt). Der Schutz der persönlichen Daten von Interessierten, Teilnehmern und Mitgliedern aller Altersklassen, insbesondere von Minderjährigen, ist uns wichtig.
Im Sinne der Datenvermeidung erheben wir ausschließlich die Daten, die für unsere Angebote, Veranstaltungen und Vereinsarbeit unbedingt notwendig sind. Für die Erreichung unserer Vereins-ziele (s.a. Satzung) und die damit verbundene Gewinnung weiterer Interessenten, Teilnehmer und Mitglieder müssen jedoch zum Teil persönliche Daten (nachfolgend zumeist nur „Daten“ genannt) verarbeitet im Sinne der DSGVO werden.
Mit der nachfolgenden Datenschutzerklärung informieren wir Euch insbesondere über Art, Umfang, Zweck, Dauer und Rechtsgrundlage der Verarbeitung personenbezogener Daten, soweit wir entweder allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheiden. Zudem informieren wir nachfolgend über die von uns begründet eingesetzten Fremdkomponenten, soweit hierdurch Dritte Daten in wiederum eigener Verantwortung verarbeiten.
Unsere Datenschutzerklärung ist wie folgt gegliedert:
- Informationen über uns als Verantwortliche
- Rechte der Nutzer und Betroffenen
- Informationen zur Datenverarbeitung
Zur besseren Verständlichkeit sind die Erklärungen im Abschnitt III in folgende Themen unterteilt:
- Website
- Newsletter
- Social Media
- Teilnahme an Veranstaltungen (eigene Erklärung)
- Mitgliedschaft (eigene Erklärung).
Diese Teile können auch einzeln in eigenen Datenschutzerklärungen veröffentlicht werden, die Angaben zu I und II gelten für alle Bereiche soweit nicht anders angegeben.
Die hier vorliegende Datenschutzerklärung soll Euch einen Überblick über die erhobenen Daten bieten. In den Beschreibungen werden jeweils Aussagen zur Grundlage Begründung der Datenverarbeitung, zu internen bzw. externen Empfängern, über Möglichkeit und Folgen des Widerrufs, zu Speicherung und Löschung der Daten, sowie zu Maßnahmen zum Schutz der persönlichen Daten getroffen. Soweit möglich, sind die Beschreibungen kurz gefasst und werden nur an besonders wichtigen oder ungewöhnlichen Stellen umfangreicher. Für eine detailliertere Aufstellung verweisen wir auf das „Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten – Apricus e.V.“.
Aktualisierung der Datenschutzinformationen
Diese Datenschutzinformation ist aktuell gültig und hat den Stand April 2021. Damit unsere Datenschutzerklärung stets den aktuellen gesetzlichen Vorgaben entspricht, behalten wir uns jederzeit Änderungen vor. Die jeweils aktuelle Datenschutzinformation kann jederzeit hier unter https://www.apricus-ev.de/datenschutz gelesen werden. Eine PDF-Datei mit der kompletten Datenschutzerklärung gibt es zum Herunterladen und Ausdrucken unter images/downloads/datenschutzerklaerung-komplett.pdf.
Sollten einzelne Bestimmungen ganz oder in Teilen unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, berührt dies nicht die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen. Entsprechendes gilt im Fall von Lücken.
Informationen über uns als Verantwortliche
Verantwortlicher Anbieter im datenschutzrechtlichen Sinne ist:
Erlebnissportverband Apricus e. V.
Zum Lärchenaltholz 9
17509 Hanshagen
Für die einzelnen Bereiche gibt es unterschiedliche Verantwortliche, die jeweils dort benannt werden. Im Bereich „Ansprechpartner“ sind weitere Kontaktmöglichkeiten angegeben.
Rechte der Nutzer und Betroffenen
Mit Blick auf die nachfolgend noch näher beschriebene Datenverarbeitung haben die Nutzer und Betroffenen das Recht
- auf Bestätigung, ob sie betreffende Daten verarbeitet werden, auf Auskunft über die verarbeiteten Daten, auf weitere Informationen über die Datenverarbeitung sowie auf Kopien der Daten (Art. 15 DSGVO)
- auf Berichtigung oder Vervollständigung unrichtiger bzw. unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO)
- auf unverzügliche Löschung der sie betreffenden Daten (Art. 17 DSGVO), oder - alternativ - soweit eine weitere Verarbeitung erforderlich ist, auf Einschränkung der Verarbeitung nach Maßgabe von Art. 18 DSGVO
- auf Erhalt der sie betreffenden und von ihnen bereitgestellten Daten und auf Übermittlung dieser Daten an andere Anbieter/Verantwortliche (Art. 20 DSGVO)
- auf Beschwerde gegenüber der Aufsichtsbehörde, sofern sie der Ansicht sind, dass die sie betreffenden Daten durch den Anbieter unter Verstoß gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verarbeitet werden (Art. 77 DSGVO)
- auf Widerspruch gegen die künftige Verarbeitung der sie betreffenden Daten. Insbesondere ist ein Widerspruch gegen die Datenverarbeitung zum Zwecke der Direktwerbung statthaft.
Die Bestimmungen zu Informationspflichten gegenüber Empfängern, denen gegenüber Daten durch uns offengelegt wurden, werden eingehalten. In unserer Datenschutzerklärung werden diese Empfänger benannt (Auskunftspflicht).
In den „Informationen zur Datenverarbeitung“ werden immer auch Folgen des Widerspruchs und die notwendigen Informationen zu Art und Weise benannt.
Informationen zur Datenverarbeitung
Teilnahme an Veranstaltungen
Bei der Teilnahme an Veranstaltungen werden persönliche Daten durch uns erhoben. Je nach Art der Veranstaltung gibt es dabei Unterschiede in Art und Anzahl der erhobenen Daten, unterschiedliche Gründe, Verantwortliche etc..
In der Regel könnt ihr der jeweiligen Verarbeitung durch Meldung bei den Organisator/innen der jeweiligen Tour widersprechen (mit Ausnahme der Kontodaten bei Veranstaltungen mit Teilnehmerbeitrag). Wir freuen uns trotzdem über jede/n Teilnehmer/in!
Wettbewerb und Vereinstätigkeit
Um einen Anreiz zur Teilnahme zu schaffen und unsere Vereinsziele als Sportverein zu erreichen, gibt es einen Jahresaktivitätenwettbewerb, bei dem jeder mitmachen kann. Die dazu notwendigen Daten werden während der Veranstaltung in einer Liste eingetragen, die anschließend dem/r Wettbewerbsverantwortlichen intern zur Auswertung übergeben wird. Nach Ende des Sportjahres werden die Sieger gekürt und Platzierung sowie Gesamtpunktzahl auf unserer Website veröffentlicht (keine Einzelangaben).
Vorname, Familienname, Geschlecht, Geburtsdatum (Alter)
Für die Auswertung werden Vorname. Name, Geschlecht und Geburtsdatum (oder wenigstens das Alter) benötigt, um die erreichte Punktzahl ermitteln zu können. Eine Erläuterung und die Wettbewerbsregeln sind im Bereich „Wettbewerb“ auf der Website zu finden.
Der Wettbewerbsverantwortliche führt eine Datenbank, in der die Veranstaltungen und deren Teilnehmer erfasst sind. Spätestens mit Ablauf des dritten Jahres nach Teilnahme an einer Veranstaltung bei Apricus werden die erhobenen Daten eines Teilnehmers gelöscht, sofern er/sie nicht ausdrücklich den Verbleib seiner Daten beim Verein wünscht und sofern keine Rechtsgeschäfte mehr anhängig sind. Ausgenommen von der Löschung sind Vor- und Familienname für Zwecke der Vereinschronik im Zusammenhang mit dem Jahreswettbewerb.
Zusätzlich zum Wettbewerb können die so erhobenen Daten für Verpflichtungen im Rahmen der Zugehörigkeit zum Landessportbund oder vergleichbaren gemeinnützigen Organisationen und für die Beantragung von Mitteln zur Förderung der Jugend und des Sports verwendet werden. In diesem Fall ist der Apricus-Vorstand verantwortlich. Dieser Verarbeitung kann jederzeit widersprochen werden.
Fotos, Videos, Berichte für die Außendarstellung
Im Sinne der Berichterstattung, zur Gewinnung von Teilnehmern und Mitgliedern werden auf den Veranstaltungen Fotos bzw. Videos aufgenommen. Diese können auf unserer Website, der Facebook-Fanpage, Printmedien (eigene Flyer, eventuell lokale Zeitungen) oder YouTube veröffentlicht werden.
Der Ablichtung kann gleich im Vorfeld durch Meldung bei dem/der Organisator/in oder im Nachhinein durch Information der jeweiligen Verantwortlichen widersprochen werden (Website: Referent/in Medien + alles weitere: Referent/in Öffentlichkeitsarbeit) – es ist auch immer eine allgemeine Meldung über
Berichte von Teilnehmern können ebenfalls über die genannten Medien unter Berücksichtigung der Urheberrechte veröffentlicht werden. Sollten von anderen Teilnehmern Berichtigungswünsche bestehen, so können diese uns auf vorgenanntem Wege benachrichtigen.
Kontaktdaten bei Veranstaltungen mit Anmeldung
Bei Veranstaltungen, für die eine Anmeldung notwendig ist, verarbeitet der/die jeweilige Organisator/in entweder eure E-Mail-Adresse und/oder eure Telefonnummer. Dies dient der Organisation (z.B. Mitteilung der Gruppenstärke bei Restauraunts), für den Austausch von Informationen zu Anreise, Planänderungen, Vermittlung von Fahrgemeinschaften oder Gruppentickets (berechtigtes Interesse).
Weitergabe von E-Mail-Adresse oder Telefonnummer an andere Teilnehmer
Zur Erleichterung der Organisation ist die Weitergabe der E-Mail-Adresse oder Telefonnummer an andere Teilnehmer der Veranstaltung hilfreich. Ihr könnt der Weitergabe der o.g. Kontaktdaten an andere Teilnehmer durch Angabe bei der Anmeldung ausdrücklich widersprechen. Einen entsprechenden Hinweis enthält jede Ausschreibung einer Veranstaltung.
Abgesehen davon sind die Organisatoren dazu angehalten, diese Daten nicht ohne eure Zustimmung weiterzugeben (z.B. bei Infomails nicht offen im „cc“ anzugeben, sondern Blindkopien zu verwenden) und zu löschen, wenn der Zweck der Speicherung nicht mehr besteht.
Kontodaten bei Veranstaltungen mit Teilnehmerbeitrag
Für größere Veranstaltungen, i.d.R. Mehrtagestouren mit Übernachtungen, muss ein Teilnehmerbeitrag auf das Vereinskonto eingezahlt werden, um Reise- und Organisationskosten abdecken zu können. Dabei entsteht eine Verarbeitung von eurem Namen in Verbindung mit eurer Kontonummer im Sinne einer Vertragsabwicklung, ohne die eine Teilnahme nicht möglich ist.
Die Daten können vom Schatzmeister und der Bank, bei der unser Vereinskonto eingerichtet ist, eingesehen werden (derzeit: Sparkasse Vorpommern). Nach Erhalt des Beitrags erhält der Organisator nur eine „Bezahlung erfolgt“-Mitteilung durch den Schatzmeister. Außerhalb der Kontoverwaltung werden die Daten nicht gespeichert und nicht weitergegeben.